働き方改革のコンサルティングを行っている池田千恵さんが、明日からすぐに実践できる仕事術・時間術・コミュニケーション術などを紹介していく本連載「じぶん働き方改革」。今回は、基本中の基本、メールの書き方を教えます。返事がなかなか来ないときは、「忙しいのかな」と相手のせいにしてしまいがち。あなたが少し工夫をするだけで、「相手が返事をしやすいメール」が書けますよ。

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●「失礼のないように…」の配慮が分かりにくさの原因に?

 初対面の人、関係性が薄い人、目上の人……。「あ、うん」の呼吸でコミュニケーションを取ることができない相手とのメールは誰でも緊張するものです。さまざまな方面から失礼がないかどうかを考えるため、普段よりも時間がかかってしまうことも多いことでしょう。

 しかし、メールの作成に時間をかければかけるほど、よいものができるとは限りません。丁寧な表現を考えようとすればするほど、回りくどくなってしまうし、何度も読み直し、書き直すから時間がかかってしまう……と悩む方も多いのではないでしょうか。時間をかけて丁寧に書いたメールも、結局相手からの返信が遅かったり、返事がもらえなかったりしてイライラ……ということも多いかもしれません。

 そこで、今回はメールでのやり取りでいかに「じぶん働き方改革」を進めていくかに焦点を当てていきましょう。

●目上の人でもそうでなくても欲しい情報は同じ

 メールでのコミュニケーションの分かりやすさを決定づけるのは「文章の骨格」です。「誰がどうした、何をしたい、ついてはあなたに何をしてほしい」こういった最低限の情報が伝わればいいわけで、枝葉はおまけです。メールを送る目的が分かっていたら、その目的を達成するために必要な項目は目上の相手に対しても、そうでなくても一緒です。

 むしろ、目上の人にこそ、⻑々とした文面ではなく、要点をきちんと分かりやすくまとめたメールを送る必要があります。なぜなら時間は有限だからです。相手の貴重な時間を奪うことなく、即断即決してすぐに返事がもらえるようなメールの書き方をマスターすれば、おのずと仕事が進むスピードも速くなりますし、相手の時間を尊重することにつながるので評価も上がります。

 ……と偉そうなことを書いている私も、かつてはメールの文面をこねくりまわして、1通のメールに30分も時間をかけてしまうこともザラでした。しかし、経営者との会食が多かった上司からの次の言葉で意識が変わりました。

 「長年、経営者と仕事をさせてもらって思うことは、偉くなればなるほど、お金じゃなくて時間を本当に大切にしている。だから私はいつも、会食のときには必ず、『貴重なお時間を私どもにくださって、本当にありがとうございます』と伝えるんだよ」

 例えばほんの1時間で、社員全員の将来を左右する決断を下すこともある社長業。そんなプレッシャーが大きい中での1時間は、お金や物などには到底換算できないものです。だからこそ、お金よりも自分の時間を最も大事にするということでした。つまり、自分のメールで相手にラクをさせることができれば、あなた自身もラクな上に、相手にも評価されるのです。

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効果がでている人もいそうだから
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